Bez obzira da li organizujete mali događaj za samo nekoliko ljudi, veliku konferenciju ili sastanak, planiranje je veliki posao! 

Jedna od djelatnosti tershouse-a je i izdavanje prostora za događaje, kao i usluge cjelokupne organizacije savršenog događaja. Tersov eventspace je nov, moderan i prostran, a moguće ga je modifikovati u zavisnosti od vrste i veličine događaja. Kvadratura prostora je 220m2, a postoji mogućnost postavljanja modularnih pregrada kako bi se napravile dvije manje sale. U ponudi imamo i različite vrste stolica, stolova, postavka bine, te najsavremeniju tehničku opremu. 

Kao neko ko iza sebe ima niz uspješno organizovanih evenata, ekipa tershouse-a nudi vam nekoliko korisnih savjeta kako da svoj događaj dovedete do savršene organizacije.

Gdje, kada, kako? 

Prije nego što započnete proces organizacije, osnovno je da definišete ciljeve i viziju kako želite da vaš događaj izgleda. Na osnovu podataka o ciljnoj grupi gostiju i vrsti događaja možete odrediti da li vaš događa treba biti u ležernijoj atmosferi, ili ipak zahtjeva neku poslovniju ili eksluzivniju varijantu. U tershouse eventspace-u moguće je prilagoditi prostor vašoj viziji, te napraviti adekvatnu organizaciju za sve vrste događaja. 

Koliko novca je u opticaju? 

Planiranje budžeta. Još prije nego što se bacite na organizaciju prostora, posluženja, te dodatne tehničke podrške, bitno je da isplanirate budžet koji vam je raspoloživ. Od toga zavisi dalji tok organizacije, naravno vodeći računa o tome da se uklopite u isti. 

Broj ljudi? 

Sljedeći korak je definisanje broja ljudi koji će prisustvovati događaju. U zavisnosti od vrste događaja i raspoloživog budžeta, dobro je da odredite optimalan broj ljudi koji bi prisustvovao vašem eventu. Na taj način možete donijeti odluke o rasporedu sjedenja, načinu posluživanja i osvjetljenja. U našem event prostoru moguće je primiti i do 100 ljudi, a za manje događaje moguće je prilagoditi se različitim vrstama postavki.

Tehnička podrška 

Odabrati adekvatne tehničke alate koji doprinose boljoj organizaciji. Najsavremenije iz svijeta tehnike za organizaciju eventa možete pronaći u tershouse prostoru. Samo neki od alata su: miksete,  studijske bubice, wirelles mikrofoni, mikrofoni za press, najnovije inovacije iz oblasti ozvučenja, aktivne zvučne kutije, zoom audio snimač, pojačala, zvučne kartice, opremu za snimanje podkasta, projektore, kino platno, led reflektore, kamere, stative, te razne računare. Za svakog gosta u tershouse event prostoru, ekipa je spremna ponuditi najbolju opremu na korištenje, kao i savjete o upotrebi iste – bez obzira da li imate iskustvo ili ne! 

Detalji

Ljudi cijene detalje. Potrudite se da obezbjedite sve sitnice koje bi možda mogle značiti gostima, a pored toga vrijede kao nešto što poboljšava percepciju publike o događaju. Na primjer, lijepo bi bilo da obezbjedite detalje poput: name tags, markeri, stickey notes, olovke, white board, pokloni,  agenda, flajeri... Time ćete ostati u svijesti publike i nakon događaja, a definitivno ćete odati utisak da ste mnogo truda uložili u organizaicju svog projekta. 

Brendiranje događaja

Događaj sa jasnim ciljem i vizijom trebao bi biti jednostavan za brendiranje. Upotrijebite istraživanje publike i pronađite način da pokažete kako je vaš događaj jedinstven i zašto ga vrijedi posjetiti. Možete koristiti promotivne materijale kako biste potakli ljude na razgovor o  događaju. Razmislite o nazivu događaja, logotipu, sloganu - tako možete oformiti brend od vašeg događaja.

Dizajn enterijera 

Kada vam je poznata vrsta i tema događaja, lokacija, broj ljudi, spremni se za smišljanje enterijera. Samostalno, ili uz pomoć dizajnera trebate pronaći rješenja za uređenje prostora. Prirodi svog događaja morate prilagoditi i detalje, boje, te formalnost u rasporedu. Ono što je dobro – Tershouse event prostor je veoma jednostavan, prostran i najbolje rečeno prilagodljiv, a isti je moguće potpuno transfrmisati. Od dječijih rođenana, stand up comedy večeri, do formalnih sastanaka, debata ili samita – prostor je moguće prilagoditi svemu! 

Dobrodošlica 

Susret dobrodošlice ostavlja veliki utisak na goste. Pobrinite se da neko dočeka goste ispred prostora, usmjeri ih na ulaz, pokaže prostor ili mjesto sjedenja, kako bi se svaki gost osjećao cijenjeno. Malim znacima pažnje pri prvom susretu dobrodošlice možete odati zahvalnost gostima što su posjetili vaš događaj, te ostvariti dobar utisak na startu. 

Back up plan

Prije nego što dođe dan održavanja eventa, pobrinite se da imate back up plan u slučaju bilo kakvih promjena, otkazivanja ili grešaka u organizaciji. Plan B, te brzo reagovanje uvijek mogu spasiti stvar. U slučaju nekih novonastalih situacija, vremena za razmišljanje je veoma malo, stoga je bitno unaprijed promisliti o potencijalnim problemima, te predočiti rješenja za iste. 

Koordinacija na događaju 

Koordinacija se odnosi na dovršavanje planova sa svakim članom vašeg tima i osobljem ili volonterima događaja. Svi uključeni u događaj trebali bi znati šta se od njih očekuje i koliko je njihova uloga važna za uspjeh događaja. Morat ćete koordinirati različite komponente događaja dana i dati raspored svakom članu tima i svom predstavniku na mjestu događaja. Na taj način imate uvid u sve, i imate veću moć spriječavanja bilo kakvih potencijalnih grešaka.

Follow up 

Potrudite se da u prvih 24h nakon eventa ostvarite neku konverzaciju sa gostima, ukoliko vrsta događaja to dozvoljava. To možete učiniti tako što ćete im se zahvaliti na dolasku, pošaljite fotografije sa događaja, ili podijelite sa njima uspješne rezultate koje ste postigli na tom događaju. U slučaju da planirate neki naredni događaj, budite slobodni da ih pitate da li su bii zadovoljni svim organizovanim, te ih zamolite da iskažu svoje mišljenje ukoliko smatraju da se neke stvari trebaju promijeniti ubuduće. Feedback može biti dobar temelj za budućnost. 

Prateći naše savjete možete biti sigurni da će vaš event imati dobre rezultate, te da ćete zajedno sa svojim gostima biti srećni i zadovoljni. Ako i pored naših savjeta smatrate da niste dovoljno smjeli za organizaciju takvog poduhvata, sa tershouse prostorom i timom moguće je realizovati sve vaše ideje i ciljeve.

Autor teksta: Nevena Lučić